Обновление отчёта продаж из папки в Power Query: как проверить файлы и не потерять строки

1. Определите состав входной папки

Далее рассматривается настольный Excel для Windows с командой импорта из папки. Начните с выгрузок одного назначения, одного кабинета и одинакового формата. Для учебной задачи каждый CSV содержит продажи за отдельный день без пересечения периодов. Имена столбцов и смысл сумм уже согласованы. Файлы WB и Ozon нельзя считать совместимыми только из-за расширения CSV.

Запишите ожидаемые имена файлов, периоды, число записей и контрольные суммы из исходников. Книгу с итоговым отчётом храните вне входной папки. Там же, вне неё, держите неизменные архивные копии. Microsoft Learn подтверждает: Folder подключает и вложенные папки. Поэтому каталог «Архив» внутри входной папки сам по себе ничего не исключает.

Для этого простого запроса папка задаёт текущий набор данных. Если убрать старую выгрузку из выбранного набора, её строки перестанут участвовать в следующем успешном обновлении. Не рассчитывайте, что однажды загруженный лист автоматически сохраняет историю источника.

2. Отберите файлы до объединения

В Excel откройте «Данные → Получить данные → Из файла → Из папки». Укажите каталог и выберите «Преобразовать данные» / Transform Data. Этот путь позволяет сначала увидеть перечень файлов, а затем объединить только нужные. Microsoft Support описывает фильтрацию по Extension и Folder Path.

Оставьте нужное расширение и точный путь; при необходимости задайте согласованное правило имени. Сравните оставшийся список с реестром. Фильтр по имени одного сегодняшнего файла помешает подхватить завтрашний. Слишком широкий фильтр, напротив, может включить тестовую копию. Число строк на этом этапе означает количество файлов, а не продаж.

Выделите Content и запустите «Объединить файлы». В окне настройки явно выберите проверенный файл-образец. Для CSV проверьте разделитель и кодировку по читаемым заголовкам и значениям; не принимайте предварительный просмотр, если вся строка оказалась в одном столбце.

3. Проверьте одинаковую схему

Схема — это согласованные поля и их типы: например, ID записи, дата, SKU, количество, сумма. Microsoft Support указывает, что заголовки, типы и число столбцов должны быть согласованы; порядок столбцов может различаться, поскольку сопоставление идёт по именам. Проверьте все входные файлы, а не только выбранный образец.

Power Query создаёт вспомогательные запросы, включая Transform Sample file. По документации Combine files overview изменения образца отражаются в функции, применяемой к остальным файлам. Если нужно убрать служебные строки перед заголовком, настройте это в образце. Фиксированное удаление двух строк допустимо лишь когда две служебные строки действительно есть в каждом файле.

Если новый экспорт переименовал «Сумма» в «Итог» или добавил строку пояснения, сначала установите новый формат. Исправляйте преобразование на копии книги, затем проверяйте старые и новые файлы вместе. Простое удаление шага с ошибкой может одновременно убрать нужную проверку или тип данных.

4. Не скрывайте отсутствующий файл за успешным результатом

При первоначальной настройке оставьте Skip files with errors / «Пропускать файлы с ошибками» выключенным. Microsoft прямо описывает эту опцию как исключение ошибочных файлов из результата. Она удобна для диагностического неполного просмотра, но такой просмотр нельзя выдавать за полный отчёт продаж.

При ошибке установите конкретный файл и первый сбойный шаг. Сравните заголовки, формат и выбранный объект. Для XLSX дополнительно проверьте имя таблицы: если в образце выбрана Sales, остальные книги должны содержать подходящую таблицу Sales. Наличие похожего листа не доказывает соответствие. Причину и решение запишите в журнал обновления.

5. Сверьте учебный набор по файлам

Предположим, три CSV содержат только заголовок и строки продаж. Служебных итогов, возвратов и пересечений нет. В реестре заранее записаны следующие контрольные значения. Это придуманные данные для проверки загрузки, а не пример реального отчёта площадки.

Ожидаемый результат: 2 + 1 + 2 = 5 строк и 2 500 + 1 800 + 3 200 = 7 500 ₽. Если третий файл исключён из-за ошибки, останутся три строки и 4 300 ₽. Разницу нельзя объяснять падением продаж: сначала нужно вернуть в проверку отсутствующий источник.

Сохраните столбец происхождения Source.Name в объединённой таблице: он показан в официальном примере Microsoft Combine CSV files. В отдельном контрольном запросе выполните «Группировать по» имени файла, посчитайте Count rows и Sum по сумме. Сопоставьте каждую группу с реестром. Пустой файл даст ноль продаж и может отсутствовать среди групп, поэтому список входных файлов проверяется отдельно.

6. Повторите контроль после добавления файла

Сохраните книгу и добавьте в учебную папку четвёртый файл той же схемы: три строки на 4 200 ₽. В Excel выберите «Данные → Обновить всё» и дождитесь завершения. Microsoft Support различает обновление предпросмотра в редакторе и обновление листа: Refresh Preview само по себе не обновляет данные на листе или в модели.

Теперь ожидаются четыре входных файла, восемь строк и 11 700 ₽. Сверьте эти значения именно в загруженной таблице; прежние три файла должны сохранить свои контрольные итоги. Повторное обновление без изменения файлов должно дать те же восемь строк. Если итог меняется, проверьте состав папки, сохранённые фильтры и завершённость выгрузок.

Для каждого рабочего обновления фиксируйте время, состав файлов, контрольные итоги и неразобранные исключения. Совпадение сумм не доказывает правильность каждой продажи: смысл полей и пересечения периодов проверяются отдельно. После приёмки данных можно сравнивать периоды и товары во «Внутренней аналитике WB и Ozon» HelpStat. Настройка папки и описанные проверки выполняются в Excel и Power Query.